MPI Poland Club wspólnie z Gdańsk Convention Bureau zorganizowało spotkanie dla przedstawicieli przemysłu spotkań na Pomorzu, które odbyło się 19.11.2009 roku w Hotelu Radisson Blu. Głównym tematem konferencji była "Rola przedsiębiorców w promocji destynacji - współpraca między Convention Bureau, a podmiotami prywatnymi".
W spotkaniu wzięli udział reprezentanci sektora prywatnego (hotele, PCO, przedstawiciele biur podróży i inne podmioty), jak również publicznego – przedstawiciele Urzędów Miejskich, oraz Warsaw Convention i Katowice Convention Bureau.
Jako pierwsza swoje doświadczenia w promocji destynacji przedstawiła Agnieszka Najberek, Director of Sales and Marketing, Sheraton Sopot Hotel, Conference Center & Spa. Zaprezentowała ona rolę, jaką pełni sieć Starwood w promocji Polski poprzez press trip wspólnie z LOT-em oraz Mazurkas Travel, a także przez współpracę z GOT, Gdańsk Convention Bureau, jak również strony internetowe. Agnieszka zaznaczyła, że w sukcesie zdobywania imprez największe znaczenie ma destynacja, która sprzedaje się jako pierwsza.
Również ważna jest dostępność miejsca, a więc ilość połączeń lotniczych z innymi miastami. O siatce połączeń, jakie zamierza ułożyć w przyszłym roku linia lotnicza Norwegian opowiedziała Barbara Klary z Norwegian Air Shuttle Polska. Omówiła ona również pakiety biznesowe jakie oferuje linia klientom korporacyjnym.
Możliwości współpracy stowarzyszenia branży spotkań z Convention Bureau przedstawiła Marlena Biardzka, Conference Executive Manager w Fundacji Warsaw Destination Alliance. Marlena opowiadała o swoich doświadczeniach, które zdobyła pracując w Mazurkas Travel i o problemach, z jakimi borykała się w tamtym czasie, dotyczących uzyskania materiałów z podstawowymi informacjami o Warszawie. Bierdzka wspomniała również o trudnościach związanych z uświadamianiem obcokrajowców o położeniu Warszawy i znaczeniu jej marki, z jakimi spotkała się podczas podróży po całym świecie, odbytych w okresie, kiedy pracowała w Hotelu Hilton. Obecnie pracując w WDA, zaznacza poprawę współpracy z Warsaw Convention Bureau. Wspomniała o wspólnej promocji i prezentacji oferty kongresowej na targach międzynarodowych oraz otwartej wymianie materiałów promocyjnych, czy przygotowywanie wspólnych ofert kongresowych.
Z dużym zainteresowaniem spotkała się prezentacja "Doświadczenia DMC oraz PCO we współpracy z Convention Bureaux", którą przedstawiła Aleksandra Pietras - Partner w firmie DMC Poland z Krakowa. Aleksandra zaznaczyła, że jako PCO oczekuje od Convention Bureau, aby było partnerem wspierającym przy organizacji różnorodnych wydarzeń, oraz dostarczało narzędzi do właściwej promocji destynacji, jak mapy, czy informatory o mieście. Pietras poruszyła również ważny temat – traktowania Rynku Krakowskiego, a także Zamku Wawelskiego i wszystkich krakowskich muzeów jako nietykalnych, których nie można wykorzystać i co się z tym wiąże - niechęci władz lokalnych i muzealnych do organizacji jakichkolwiek imprez dla klienta. Przykładem tego może być próba wyświetlenia logo firmy na fasadzie Bramy Floriańskiej lub próba zorganizowania eventu w jednym z krakowskich muzeów.
Interesujące spojrzenie z zewnątrz przedstawiła Elisabeth Hansa – Szefowa działu marketingu konferencji i kongresów Conventions Congress + Event Graz w Austrii. Omówiła ona temat Convention Bureau w swoim kraju, wykazując że mają nie tylko rekomendacje dla PCO, ale także dla DMC. Udzieliła wielu cennych rad i podzieliła się ze słuchaczami swoimi uwagami dotyczącymi między innymi obrazu Warszawy widzianej z zewnątrz, jaki kreowany jest przez portale internetowe. Zaznaczyć trzeba, że owe portale docelowo nie spełniają wymogów i funkcji dla turysty biznesowego, ale są portalami turystycznymi. Natomiast w pełni zbiorową informację dla turysty biznesowego spełnia portal WDA. Niewyjaśniona pozostaje kwestia do kogo taki zleceniodawca powinnien się zgłosić.
Spojrzenie od wewnątrz przedstawili we wspólnym wystąpieniu Anna Górska – Prezes Zarządu Gdańskiej Organizacji Turystycznej - Gdańsk Convention Bureau oraz Krzysztof Celuch - Kierownik Sekcji Convention Bureau of Poland POT. Krzysztof zasygnalizował jak ważne dla convention bureau jest ukazywanie przez firmy ilości spotkań, ponieważ umacnia to pozycje danego miasta na arenie krajowej, jak i międzynarodowej. Opowiedział on również o powstaniu od nowego roku ogólnodostępnego kalendarza wydarzeń na stronie Convention Bureau of Poland.
W trakcie wystąpień oraz podczas przerw uczestnicy żywo dyskutowali na poruszane tematy, które budziły zarówno kontrowersje, jak i konstruktywne wnioski.
Według Światowej Organizacji Turystyki (UNWTO) - współpraca sektora publicznego i prywatnego jest kluczem do rozwoju i promocji turystyki, w tym przypadku także turystyki biznesowej. Traktowanie REGIONU jako UKŁADU PARTNERSKIEGO i zaangażowanie w niezbędny consensus wszystkich podmiotów, jest krokiem do sukcesu w działaniach na rzecz rozwoju każdego regionu.
Mamy nadzieję, że nasze spotkania pobudzą do inicjatywy, oraz wspólnego zaangażowania wszystkie podmioty, a współpraca będzie coraz bardziej efektywna i zrozumiała.
Na naszej stronie jest już do pobrania prezentacja MPI Poland Autumn Meeting;
Zapraszamy również do Galerii Zdjęć z ostatniej konferencji MPI w tym roku.
Autor: Iwona Kubisz, Członek Komitetu Komunikacji MPI Poland Club
